Algemene voorwaarden

n8gency is een handelsnaam van Automatiflow. Deze voorwaarden gelden voor alle opdrachten van Automatiflow, ook als die via n8gency lopen.

Automatiflow, handelsnaam van Maarten van Gennip · De Clercqstraat 106 3-H, 1052 NM Amsterdam · KvK 94582777 · btw NL005094931B19 · maarten@automatiflow.nl · versie 1.0, oktober 2026

1. Begrippen en toepasselijkheid

  1. Automatiflow: Automatiflow, ingeschreven onder KvK-nummer 94582777. Opdrachtgever: de onderneming of organisatie die Automatiflow een opdracht geeft. Voorstel: de offerte, het scopingdocument of het voorstel waarin de opdracht is beschreven.
  2. Deze voorwaarden gelden voor alle voorstellen, opdrachten en werkzaamheden van Automatiflow: automatiseringen en AI-toepassingen op maat, maatwerk software, koppelingen tussen systemen, trainingen en workshops, en beheer en onderhoud.
  3. Automatiflow werkt uitsluitend voor ondernemingen en organisaties, niet voor consumenten.
  4. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever gelden niet, tenzij Automatiflow daar schriftelijk mee heeft ingestemd.
  5. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd. Onder schriftelijk valt ook e-mail. Staat er in het voorstel iets anders dan in deze voorwaarden, dan gaat het voorstel voor.

2. Voorstel en totstandkoming

  1. Een voorstel is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.
  2. De opdracht komt tot stand door ondertekening van het voorstel, door een schriftelijk akkoord of doordat Automatiflow met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering begint. Betaling van de eerste factuur geldt in elk geval als akkoord.
  3. Het voorstel beschrijft wat wel en wat niet onder de opdracht valt. Wat er niet in staat, valt er niet onder.

3. Uitvoering

  1. Automatiflow voert de opdracht naar beste kunnen uit, met de zorg die van een goed vakman verwacht mag worden. Dat is een inspanningsverbintenis, tenzij in het voorstel uitdrukkelijk een resultaat is toegezegd.
  2. De planning gaat in op de dag dat het voorschot is ontvangen (zie artikel 5.2). Termijnen en opleverdata zijn streefdata en geen fatale termijnen. Dreigt een termijn te worden overschreden, dan meldt Automatiflow dat zo snel mogelijk en stellen partijen samen een nieuwe planning vast.
  3. Automatiflow mag voor (een deel van) de opdracht derden inschakelen. Automatiflow blijft dan het aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het geleverde werk.

4. Medewerking van de opdrachtgever

  1. De opdrachtgever zorgt op tijd voor alles wat nodig is om de opdracht uit te voeren: informatie, bestanden, toegang tot systemen en accounts, en een vaste contactpersoon die beslissingen kan nemen.
  2. Vragen, feedback en akkoorden levert de opdrachtgever binnen 5 werkdagen, tenzij in het voorstel een andere termijn staat.
  3. Levert de opdrachtgever later of anders dan afgesproken, dan schuift de planning op. Extra uren die daardoor ontstaan, gelden als meerwerk.
  4. De opdrachtgever staat in voor de juistheid van wat hij aanlevert en voor het recht om dat materiaal te gebruiken.

5. Prijzen en betaling

  1. Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw. Bij een vaste prijs geldt die prijs voor de scope uit het voorstel. Bij werk op uurbasis geldt het uurtarief uit het voorstel.
  2. Bij elke opdracht betaalt de opdrachtgever vooraf een voorschot. De hoogte van het voorschot en de overige betaalmomenten staan in het voorstel. Automatiflow begint pas met de uitvoering nadat het voorschot is ontvangen.
  3. De betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum.
  4. Kosten van externe diensten (licenties, abonnementen, hosting, verbruik van AI-modellen en API's) zijn niet in de prijs inbegrepen, tenzij het voorstel dat zegt. Deze accounts staan bij voorkeur op naam van de opdrachtgever, die de kosten rechtstreeks betaalt.
  5. Betaalt de opdrachtgever niet op tijd, dan is hij zonder ingebrekestelling in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd. Na een schriftelijke herinnering met een termijn van 14 dagen komen ook de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel voor zijn rekening.
  6. Bij een betalingsachterstand mag Automatiflow de werkzaamheden opschorten tot alles betaald is.

6. Meerwerk en wijzigingen

  1. Werk buiten de scope van het voorstel is meerwerk. Automatiflow voert meerwerk alleen uit na schriftelijk akkoord van de opdrachtgever op de omvang en de prijs.
  2. Meerwerk wordt gerekend tegen het uurtarief uit het voorstel, of tegen een vooraf afgesproken vaste prijs.
  3. Een wijziging in de opdracht kan gevolgen hebben voor de planning. Automatiflow meldt die gevolgen voordat het werk start.

7. Oplevering en garantie

  1. Na oplevering heeft de opdrachtgever 10 werkdagen om het geleverde te testen en eventuele fouten te melden. Meldt hij in die periode niets, of neemt hij het geleverde in gebruik, dan geldt het als geaccepteerd.
  2. Gedurende 30 dagen na acceptatie herstelt Automatiflow kosteloos fouten in het geleverde, voor zover die binnen de scope van het voorstel vallen.
  3. Een melding bevat een omschrijving van de fout, de stappen om hem te herhalen en waar mogelijk een schermafbeelding. De hersteltermijn gaat lopen zodra de melding compleet is.
  4. De garantie vervalt op onderdelen die door of namens de opdrachtgever zijn gewijzigd. De garantie geldt ook niet voor fouten die ontstaan door aangeleverd materiaal, door verkeerd gebruik, of door wijzigingen of storingen bij externe diensten (zie artikel 9).
  5. Na de garantieperiode vallen aanpassingen en herstel onder meerwerk, of onder een aparte beheerovereenkomst.

8. Beheer, onderhoud en hosting

  1. Beheer, onderhoud, monitoring en hosting na de garantieperiode zijn alleen inbegrepen als daarvoor een aparte beheer- of onderhoudsovereenkomst (SLA) is gesloten.
  2. Reactietijden, servicevensters en eventuele beschikbaarheidsafspraken gelden alleen als ze in die SLA staan.
  3. Onderhoudt Automatiflow een systeem dat door een ander is gebouwd of ingericht, dan is Automatiflow niet verantwoordelijk voor de keuzes die daarin eerder zijn gemaakt.

9. AI en externe diensten

  1. Oplossingen van Automatiflow maken vaak gebruik van externe diensten, zoals AI-modellen (onder andere van Anthropic, OpenAI en Google), automatiseringsplatforms (zoals n8n), databases en hostingpartijen.
  2. Automatiflow is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, prijzen, limieten, voorwaarden of wijzigingen van die diensten. Passen leveranciers hun dienst of model aan en is daardoor aanpassing nodig, dan is dat meerwerk.
  3. Uitkomsten van AI-modellen zijn niet volledig voorspelbaar en kunnen onjuist of onvolledig zijn. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het controleren en gebruiken van die uitkomsten, zeker bij beslissingen met gevolgen voor mensen, geld of recht.
  4. Heeft de opdrachtgever de kwaliteit van de AI-uitkomsten bij acceptatie goedgekeurd, dan geldt dat niveau als afgesproken kwaliteit. Afwijkingen binnen dat niveau zijn geen fout in de zin van artikel 7.
  5. Werkt een oplossing met een volume dat hoger ligt dan het geteste volume, dan geldt de werking alleen tot dat geteste volume. Opschalen en opnieuw testen is meerwerk.

10. Intellectueel eigendom

  1. Na volledige betaling wordt de opdrachtgever eigenaar van het maatwerk dat specifiek voor hem is gemaakt: software, workflows, code, prompts en configuratie.
  2. Automatiflow blijft eigenaar van algemene kennis, methoden, eigen bouwstenen, sjablonen en tools die het ook voor anderen gebruikt. De opdrachtgever krijgt daarop een blijvend gebruiksrecht voor zover dat nodig is voor het gebruik van het geleverde.
  3. Trainingsmateriaal blijft eigendom van Automatiflow. Deelnemers mogen het gebruiken voor eigen gebruik binnen hun organisatie, niet doorverkopen of zelf als training geven.
  4. Software en diensten van derden vallen onder de licentievoorwaarden van die derden.

11. Trainingen en workshops

  1. Annuleert de opdrachtgever een training of workshop, dan geldt: tot 14 dagen voor de datum kosteloos, van 14 tot 7 dagen ervoor 50 procent van de prijs, binnen 7 dagen 100 procent. Verplaatsen in overleg kan tot 7 dagen voor de datum zonder kosten.
  2. Reis- en verblijfkosten buiten Amsterdam zijn niet inbegrepen, tenzij het voorstel dat zegt.
  3. Kan de trainer door ziekte of overmacht niet, dan stelt Automatiflow een nieuwe datum voor. Verdere vergoeding is niet verschuldigd.

12. Geheimhouding

  1. Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na afloop van de opdracht. Informatie is vertrouwelijk als dat is aangegeven of als dat redelijkerwijs uit de aard ervan volgt.
  2. Automatiflow mag de naam van de opdrachtgever en een algemene omschrijving van het werk alleen als referentie gebruiken met schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. Zonder toestemming beschrijft Automatiflow het werk alleen geanonimiseerd, zonder herleidbare gegevens.

13. Persoonsgegevens

  1. Verwerkt Automatiflow bij de opdracht persoonsgegevens voor de opdrachtgever, dan is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en Automatiflow verwerker in de zin van de AVG.
  2. Partijen sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst. Is die er (nog) niet, dan gelden de volgende afspraken als verwerkersovereenkomst:
  • Automatiflow verwerkt de gegevens alleen voor de opdracht en volgens de instructies van de opdrachtgever.
  • Automatiflow neemt passende beveiligingsmaatregelen en legt geheimhouding op aan iedereen die toegang heeft.
  • Automatiflow mag subverwerkers inschakelen (zoals hosting- en AI-leveranciers) en meldt nieuwe subverwerkers vooraf, waarna de opdrachtgever binnen 14 dagen bezwaar kan maken.
  • Automatiflow meldt een datalek binnen 24 uur na ontdekking aan de opdrachtgever.
  • Na afloop van de opdracht verwijdert of retourneert Automatiflow de gegevens, en trekt het de eigen toegang tot systemen en accounts in.
  1. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de grondslag van de verwerking, voor de informatie aan betrokkenen, en voor het vaststellen van bewaartermijnen.

14. Aansprakelijkheid

  1. De aansprakelijkheid van Automatiflow is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de opdrachtgever voor de betreffende opdracht heeft betaald, exclusief btw. Bij een doorlopende opdracht is dat ten hoogste het bedrag over de laatste 3 maanden.
  2. Automatiflow is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gemiste omzet of winst, verlies van gegevens, reputatieschade en boetes van toezichthouders.
  3. Automatiflow is niet aansprakelijk voor schade door fouten of storingen van externe diensten, door onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever, of doordat de opdrachtgever een schriftelijk advies van Automatiflow niet heeft opgevolgd.
  4. Een vordering vervalt als de opdrachtgever de schade niet binnen 12 maanden na ontdekking schriftelijk meldt.
  5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Automatiflow.

15. Overmacht

  1. Bij overmacht hoeft Automatiflow zijn verplichtingen niet na te komen zolang de overmacht duurt. Onder overmacht valt ook ziekte van Automatiflow, en uitval of storing bij cloud-, hosting- of AI-leveranciers.
  2. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de opdracht schriftelijk ontbinden. Het werk dat tot dan is gedaan, wordt naar verhouding betaald.

16. Duur en beëindiging

  1. Een opdracht voor een afgebakend project eindigt na oplevering en afloop van de garantieperiode. Een doorlopende opdracht loopt door totdat een partij opzegt, met de opzegtermijn uit het voorstel of de SLA, en anders met een termijn van een maand.
  2. Beëindigt de opdrachtgever een opdracht tussentijds, dan betaalt hij het werk dat tot dan is gedaan en de kosten die Automatiflow al heeft gemaakt.
  3. Elke partij mag de opdracht ontbinden als de ander tekortschiet en dat niet herstelt binnen 14 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of surseance van de ander.

17. Slotbepalingen

  1. Op alle opdrachten is Nederlands recht van toepassing.
  2. Bij een geschil gaan partijen eerst samen om tafel. Komen ze er niet uit, dan is de rechtbank Amsterdam bevoegd.
  3. Is een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.
  4. Automatiflow mag deze voorwaarden aanpassen. Voor een lopende opdracht blijft de versie gelden die bij het akkoord van toepassing was.